In 4 Schritten zu klimafreundlichen Veranstaltungen

Präsenzveranstaltungen haben in den letzten zwei Jahren wieder an Fahrt gewonnen. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit sich mit anderen zu vernetzen, ihre Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen und von Expert:innen zu lernen. Erfahren Sie in diesem Blogartikel, was Sie beachten müssen, damit Ihre Veranstaltung möglichst nachhaltig und umweltfreundlich gestaltet ist.

Eines haben fast alle Veranstaltungsformate gemeinsam: Die An- und Abreise von Besuchenden, es gibt eine Eventlocation, Speisen und Getränke werden gestellt und Abfall fällt an. Ganz gleich ob sie Jahreskonferenzen, Messen, Netzwerkveranstaltungen oder Workshops organisieren: mehrere Faktoren beeinflussen, wie umweltfreundlich Ihre Präsenzveranstaltung ist. Als Veranstalter liegt die Umweltfreundlichkeit des Events in Ihren Händen. Und das ist leichter als gedacht. Oftmals genügt es schon, bei der Planung bestimmte Kriterien zu berücksichtigen und auf ressourcenschonende oder klimafreundlichere Alternativen zurückzugreifen. Eine umwelt- und klimafreundliche Veranstaltung bietet auch Ihren Teilnehmenden einen positiven Mehrwert: besondere Veranstaltungsorte, schmackhaftes Essen, saubere Transportlösungen und weniger Papierflut sorgen für ein angenehmes Erlebnis und regen die Teilnehmenden dazu an, auch bei eigenen Veranstaltungen auf Nachhaltigkeitskriterien zu achten.

Die für den Klimaschutz wichtigsten Maßnahmen werden in der folgenden Auflistung detailliert erläutert.

Die An- und Abreise der an der Veranstaltung teilnehmenden Personen stellen meist die größte Umweltbelastung dar. Durch bewusste Entscheidungen bei der Auswahl des Veranstaltungsorts sowie durch klare Kommunikation von Anreiseoptionen lassen sich die daher stammenden Treibhausgasemissionen gering halten. Zuerst sollte entschieden werden, ob eine Präsenzveranstaltung überhaupt sinnvoll ist. Die kreativen und interaktiven Möglichkeiten für virtuelle oder auch hybride Veranstaltungen haben sich in den letzten Jahren rapide vervielfacht und bieten für viele Präsenzveranstaltungen eine gute Alternative. Soll jedoch eine Präsenzveranstaltung veranstaltet werden, dann gilt es, die verkehrsbedingten Umweltbelastungen bewusst zu reduzieren.

Nicht nur in Hinblick auf Mobilität ist die Auswahl des Veranstaltungsort relevant, sondern auch bei anderen angrenzenden Handlungsfeldern wie Abfallmanagement oder Verpflegung der Teilnehmenden. Außerdem haben Veranstaltungsorte heute eine Auswahl an Möglichkeiten die eigene Klimafreundlichkeit voranzutreiben und zertifizieren zu lassen. Bereits bei der Auswahl des Ortes auf solche Kennzeichnungen wie EMAS oder das Europäische Umweltzeichen, kann Ihnen helfen verschiedene Optionen in Hinblick auf Nachhaltigkeit abzuwägen. Nicht nur der Veranstaltungsort selbst, sondern auch die Unterbringung der Teilnehmenden lässt sich nach Nachhaltigkeitskriterien bewerten. Auch wenn Teilnehmende für die Organisation und Buchung einer Unterkunft selbst zuständig sind, können Sie als Veranstalter gegebenenfalls auf eine Vorauswahl an Hotels mit Umweltzertifizierung hinweisen oder ein auf ein Hotelbuchungsportal, das nach diesen Kriterien filtern lässt, verlinken.

Um die Verpflegung der Veranstaltungsteilnehmenden besonders nachhaltig zu gestalten gilt der Grundsatz: saisonal, vegetarisch, lokal und fair. Diese Punkte sollten Sie im Vordergrund halten, wenn Sie sich mit der Beschaffung von Catering auseinandersetzen. Je nachdem, wie viele Personen verpflegt werden sollen, fertigen Sie entweder Ausschreibungen an oder kontaktieren Sie Catering-Unternehmen direkt und fordern Angebote an. Beide Szenarien bieten Ihnen die Möglichkeit spezifische Anforderungen zu stellen, welche die oben genannten Punkte beachten. Die meisten Anbieter weisen bereits auf Ihren Webseiten auf ihr Angebot von vegetarischen/veganen, saisonalen und lokalen Produkten hin. Sollte dies nicht der Fall sein, dann haben Sie ein Auge auf die vorgeschlagenen Gerichte und achten Sie auf die Vermeidung von Flugwaren, wie z.B. Wintererdbeeren.

Auch das Abfallmanagement ist neben der Vermeidung von Treibhausgasemissionen ein entscheidender Faktor für die Klimafreundlichkeit von Veranstaltungen. Als Organisator einer Veranstaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten, Abfall zu reduzieren und eine umweltfreundliche Abfallwirtschaft zu gewährleisten. Beim Catering sollte möglichst auf Einweggeschirr verzichtet werden. Nutzen Sie stattdessen Mehrweggeschirr und -besteck, das nach der Veranstaltung gespült und wiederverwendet werden kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass ausreichend Recyclingstationen am Veranstaltungsort vorhanden und diese gut gekennzeichnet sind. Setzen Sie auf digitale Lösungen, um Papiermüll zu reduzieren. Bei kleineren Veranstaltungen wie Workshops, können Sie bereits in der Einladung kommunizieren, dass Teilnehmende die Materialien nicht vorher ausdrucken müssen und gerne, sofern möglich, digital mitarbeiten können.

Zeigen Sie Ihre Bemühungen – auch, wenn Sie es noch nicht zu 100% perfekt machen. Gehen Sie als gutes Beispiel voran und kommunizieren Sie Ihre Maßnahmen, um Ihre Veranstaltungen umweltfreundlich zu gestalten. Sie sorgen damit dafür, dass Teilnehmende neue Umsetzungsideen gewinnen und positionieren sich gleichzeitig vor Ihrem Netzwerk.
Wie Sie gelungen über Maßnahmen in Richtung Nachhaltigkeit und Klimaschutz kommunizieren erfahren Sie hier.

Tipp: Das Umweltbundesamt (UBA) hat gemeinsam mit dem Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU) einen Leitfaden für die nachhaltige Organisation für Veranstaltungen veröffentlicht. Dieser behandelt verschiedene Handlungsfeldern wie Mobilität, Beschaffungen oder Catering bis hin zu Abfallmanagement. Er hilft Ihnen, bereits bei der Planung der Veranstaltung Nachhaltigkeit einfließen zu lassen.

Es gibt bereits viele hilfreiche und kostenlose Materialien, wie Sie Präsenzveranstaltungen oder hybride Events nachhaltiger organisieren können. Einige Tipps, Leitfäden oder Checklisten finden Sie hier:

• Checkliste nachhaltige Veranstaltung des Bundesministeriums für Umwelt
• Checklisten der Stadt Hamburg für eine umweltfreundliche Planung von Veranstaltung sowie umweltfreundliche Veranstaltungorte, Catering, oder Hotels
• Leitfaden für Energie- und Umweltmanagement bei Großveranstaltungen
• CO₂-Rechner für Veranstaltungen des Umweltbundesamts