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Digitales Arbeiten hinterlässt einen großen Berg an Datenmüll. Mit einem Digital Clean Up können Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz aufräumen. Wie Sie dabei am besten vorgehen, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Der Digital Clean Up ist eine Gelegenheit, um sich bewusst mit unserem digitalen Leben auseinanderzusetzen und einen Überblick unserer Datennutzungs-Aktivitäten zu gewinnen. Mit dem Digital Clean Up nehmen wir uns Zeit, den digitalen Datenmüll, der durch unsere Arbeit anfällt, zu reduzieren.

Datenmüll sind vor allem die Daten, die noch in E-Mail Postfächern, auf dem Server oder in unseren Cloudservices abliegen, obwohl sie gar nicht mehr benötigt werden. Beispiele hierfür sind nicht mehr relevante E-Mails, alte Dokumentenversionen oder auch ungenutzte Apps und Programme. Ein weiteres Beispiel sind (Veranstaltungs-)Fotos, die nicht für die Öffentlichkeitsarbeit nutzbar sind.

Eine regelmäßige Aufräumaktion hilft uns zu überprüfen, welche Daten und Informationen auf unseren Geräten und Servern gespeichert sind und welche wir tatsächlich benötigen. Dies hilft uns, produktiver und sicherer zu sein und gibt uns ein besseres Verständnis für unsere digitale Arbeitsweise. Und es kommt noch besser! Der digitale Datenputz kann nicht nur dazu beitragen, unsere digitalen Geräte und Daten aufzuräumen und zu organisieren, sondern führt zu Energieeinsparungen und hilft somit das Klima zu schonen. Gleichzeitig können wir Speicherkosten einsparen und die Lebensdauer von IT-Ausrüstung verlängern.

Der Versand, das Lesen und Speichern einer E-Mail verursacht durchschnittlich 10g CO₂. Jeder von uns erhält im Schnitt 21 E-Mails täglich. Dadurch werden nicht nur ca. 80 kg CO₂ pro Person jährlich generiert, sondern auch jede Menge Wasser für das Kühlen der Server verbraucht. Daher ist es also wichtig, das eigene E-Mail-Postfach regelmäßig aufzuräumen.

Mit diesen Schritten räumen Sie erfolgreich Ihr E-Mail Postfach auf:

1. Newsletter abbestellen: Nutzen Sie die Suchfunktion um Newsletter zu finden und überlegen Sie ob Sie Ihre abonnierten Newsletter tatsächlich lesen. Wenn nicht, dann melden Sie sich ab. Newsletter sind dazu verpflichtet, eine Abmeldefunktion auszuweisen. Diese befindet sich in den meisten Fällen ganz am Ende der E-Mail
2. Alte E-Mails löschen: Schauen Sie als nächstes Ihr Postfach an und identifizieren Sie welche E-Mails Sie nicht mehr benötigen. Einfach zu löschen sind zum Beispiel Abwesenheitsnotizen, Dankesnachrichten oder Termin Zu- oder Absagen für vergangene Termine.
3. Gesendete Elemente: Werfen Sie außerdem einen Blick in Ihren „Gesendet“-Ordner. Auch hier lassen sich möglicherweise einige E-Mails löschen.
4. Papierkorb leeren: Vergessen Sie nicht regelmäßig Ihren Papierkorb zu leeren

Die Speicherung überflüssiger Daten schadet dem Klima und der Umwelt, denn sie benötigt Energie und Ressourcen. Sie sollten sich im Unternehmen daher regelmäßig die Zeit nehmen, gemeinsam Ihren Datenmüll aufzuräumen und Ihre Speicher zu entleeren, denn dies kann potenziell sehr viele Emissionen vermeiden.

Einige überzeugende Zahlen, Fakten, Daten: Studien kommen zu dem Ergebnis, dass mehr als 50 Prozent aller gespeicherten Daten in einem Unternehmen gar nicht mehr bekannt sind. Diese nennen sich „Dark Data“.
Weltweit existieren 97 Zettabyte Daten. Wenn man diese Daten ausdruckt, könnte man 12 Fußballfelder mit Aktenschränken vollstellen und bis zum Mond stapeln.
Durch das Löschen von 1 GB Daten kann man ca. 250 g CO₂ einsparen.

Werfen Sie daher einen Blick auf Ihre Speicherorte und Ordnerstrukturen. Besitzt Ihr Unternehmen physische Server oder nutzt es eine Cloud? Ganz gleich wo Ihre Daten ablegen, die Ordner sollten regelmäßig aufgeräumt werden.

Um Ihre digitalen Ordner in Microsoft oder ähnlichen Diensten aufzuräumen und von digitalem Datenmüll zu befreien, können Sie diese Schritte befolgen:

1. Bestandaufnahme: Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer vorhandenen Ordner und Dateien durch. Tun Sie dies gemeinsam mit Mitarbeitenden aus Ihrem Team oder Ihrer Abteilung, wenn es sich um geteilte Ordnerstrukturen handelt. Dies hilft Ihnen, den Umfang Ihrer Daten besser zu verstehen.
2. Priorisierung: Identifizieren Sie die Ordner und Dateien, die Sie am häufigsten Verwenden oder die am wichtigsten sind. Priorisieren Sie diese bei Ihrem Datenputz, um sicherzustellen, dass sie gut organisiert und leicht zugänglich sind.
3. Löschen von Unnötigem: Durchsuchen Sie Ihre Ordner und löschen Sie alle Dateien oder Ordner, die nicht mehr benötigt werden. Dies könne veraltete Dokumente, Duplikate oder nicht mehr relevante Informationen sein.
4. Dateibenennung und -kategorisierung: Benennen Sie Dateien und Ordner so um, dass sie klar und aussagekräftig sind. Verwenden Sie klare Namensstrukturen oder sogar Kategorien und Tags, um Dateien zu organisieren und das Auffinden zu erleichtern.
5. Papierkorb leeren: Entleeren Sie am Ende der Aufräumaktion Ihren Papierkorb.

Das Aufräumen Ihrer mobilen Geräte wie das Diensthandy oder die lokale Festplatte Ihres Laptops ist wichtig, um Speicherplatz freizugeben, Datenübertragung zu reduzieren und die Leistung der Geräte zu verbessern.

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können:

Für Mobiltelefon / Diensthandy:

1. Unbenutzte Apps löschen: Deinstallieren Sie Apps, die Sie nicht mehr verwenden, um Speicherplatz freizugeben und die Leistung des Geräts zu verbessern
2. Dateien aufräumen: Durchsuchen Sie Ihre Galerie und löschen Sie unnötige Fotos und Videos. Übertragen Sie wichtige Medien auf Ihren Computer oder in die Cloud.

Für die lokale Festplatte des Laptops:

1. Dateien und Ordner organisieren: Erstellen Sie sinnvolle Ordnerstrukturen und verschieben Sie Dateien in entsprechende Ordner. Löschen Sie Duplikate und unnötige Dateien.
2. Desktop aufräumen: Räumen Sie Ihren Desktop auf, indem Sie nicht benötigte Verknüpfungen und Dateien löschen.
3. Download-Ordner entleeren: Schauen Sie zunächst, ob Sie die Dateien in Ihrem Download-Ordner behalten müssen und an welcher Stelle Sie diese ordentlich ablegen können. Die restlichen Dateien können Sie löschen. Dies sollte regelmäßig geschehen, denn hier häuft sich schnell Datenmüll an.
4. Papierkorb leeren: Entleeren Sie den Papierkorb, um Platz auf Ihrer Festplatte freizugeben.

Technische Geräte lassen sich durch Maßnahmen und Einstellungen umweltfreundlicher nutzen. Diese Geräte können sein: Laptop (bzw. PC), Smartphone, aber auch kleine Geräte wie die Tastatur, die Maus oder das Headset.

Es gibt zwei Faktoren, die deren Klimafreundlichkeit maßgeblich beeinflussen: die Produktion der Geräte und der Stromverbrauch. Besonders die Produktion von Geräten ist ein großer Faktor beim Thema Klimafreundlichkeit. Man geht davon aus, dass im Lebenszyklus eines Gerätes die Herstellung einen Anteil von ca. 80 Prozent (bei einer geschätzten Lebensdauer von 5 Jahren) an dem CO₂-Ausstoß hat. Durch eine umweltfreundliche Nutzung Ihrer Geräte können Sie deren Lebensdauer verlängern und auch einen effizienten Stromverbrauch gewährleisten.

Dinge die Sie hierfür beachten sollten sind:

• Schonen des Akkus: Schließen Sie das Gerät nur ans Stromnetz an, wenn der Akku geladen werden muss, aber lassen Sie den Akku, wenn möglich, nie komplett entladen
• Fahren Sie Ihren Laptop oder PC am Ende des Arbeitstages runter
• Verringern Sie die Bildschirmhelligkeit des Geräts
• Erstellen Sie in den Geräteeinstellungen einen Energiesparplan für Ihre Geräte.

Sie möchten eine Aktion zum digitalen Datenputz in Ihrem Unternehmen durchführen? Orientieren Sie sich dafür unserer Checkliste “Gemeinsam vom Datenmüll trennen”: