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Digitale Datenmengen auf weltweiten Servern nehmen stetig zu. Mit unserer täglichen Arbeit vor Bildschirmen tragen wir dazu bei, dass mehr Energie für das Speichern und Versenden dieser Daten benötigt werden. Viele Dateien und Dokumente liegen ab, werden aber gar nicht mehr benötigt. Ein regelmäßiger Digitaler Datenputz kann hierbei Abhilfe schaffen. Zudem kann ein aufgeräumter digitaler Arbeitsplatz auch das Wohlbefinden steigern. Erfahren Sie, wie das Unternehmen Pixida solch eine Aktion angegangen ist.

Unternehmen weltweit arbeiten täglich mit digitalen Daten. Sie erhalten und versenden E-Mails. Sie erfassen und speichern oder Daten von Kund:innen, Lieferanten, oder Informationen zu Produkten und Prozessen. Sie schreiben Artikel, Berichte und Strategien. Die Menge der gespeicherten Daten nimmt also rapide zu, was Infrastruktur und Ressourcen wie Energie und Wasser erfordert und zu CO₂-Emissionen führt. Nicht alle Daten sind nützlich oder werden langfristig benötigt. Mit der Zeit entsteht also Datenmüll. Während man normalen Hausmüll sehen, riechen und anfassen kann und wir uns gezwungen fühlen, ihn zu entsorgen, sind Abfalldaten für uns mehr oder weniger unsichtbar, sodass wir uns dessen nicht bewusst sind. Das Löschen dieser Daten kann jedoch dazu beitragen, die Nachfrage nach wertvollen Ressourcen zu verringern und die CO₂-Emissionen des täglichen Arbeitens zu reduzieren.

Der Digital Cleanup Day findet jedes Jahr am 16. März statt und hat das Ziel, ein Bewusstsein für den digitalen Fußabdruck zu schaffen und die Menschen zu ermutigen, unnötige Dateien, E-Mails, Apps usw. zu löschen. Im folgenden Interview erfahren Sie vom Unternehmen Pixida wie sie im Rahmen dessen eine eigene Aktion zum Digitalen Frühjahrsputz organisiert haben, welche Erfolge sie dabei verzeichnen konnten und auf welche Herausforderungen sie gestoßen sind.

PIXIDA: Pixida GmbH ist ein innovatives Technologieunternehmen, das umfassende, vernetzte digitale Lösungen und professionelle Dienstleistungen anbietet. Es werden digitale Werte geschaffen, indem ganze Produktportfolios mit Hilfe von Spitzentechnologie, innovativen Geschäftsmodellen, effizienter Systemintegration und Betrieb transformiert werden. Dabei bietet die Pixida GmbH Beratung und Dienstleistungen sowie Produktentwicklung, Produktion und Vertrieb an. Im Rahmen von Beratungs- und Dienstleistungsprojekten beraten und unterstützen die Mitarbeitenden Kunden in den Bereichen Forschung und Entwicklung.

PIXIDA: In diesem Jahr schlossen sich alle Unternehmen der Pixida Gruppe den weltweiten Bemühungen an, sich am Digital Cleanup zu beteiligen. Da der Digital Cleanup Day auf einen Samstag fiel und die Mitarbeitenden solche Aktionen mit ihren Projektarbeiten vereinbaren müssen, haben wir die zwei Wochen vor dem offiziellen Digital Cleanup Day als Aktionswochen genutzt. Die Mitarbeitenden wurden darum gebeten, sich täglich 10 Minuten Zeit zu nehmen, um ihren digitalen Müll zu reduzieren, d.h. alte E-Mails, ungenutzte Teams und nicht benötigte Daten/Dateien sowohl aus der Cloud (OneDrive und SharePoint) als auch von ihren Geräten (Laptop und Smartphone) zu löschen.

PIXIDA: Wir haben klar kommuniziert, dass die Aktion in erster Linie darauf abzielt, das Bewusstsein für den digitalen Fußabdruck zu schärfen, gute digitale Gewohnheiten zu etablieren und digitalen Müll zu vermeiden. Daneben haben wir auf andere Vorteile hingewiesen, z. B. eine verbesserte Leistung und längere Lebensdauer elektronischer Geräte und geringere Kosten für kostenpflichtige Cloud-Dienste.

Beim regelmäßigen unternehmensweiten Meeting wurde die Aktion erstmals angekündigt und es wurde erklärt, was zu tun ist. Mit regelmäßigen Posts auf MS Teams wurde das Thema weiterverfolgt, um die Leute daran zu erinnern, sich zu beteiligen und zu wiederholen, was zu tun ist. Andere Mitarbeitende schlossen sich den Teams-Gesprächen an, teilten persönliche Tipps zur Umsetzung oder Updates darüber, wie viele E-Mails oder Dateien sie bereits löschen konnten. So blieb die Aktion ein fortlaufendes Gesprächsthema und Mitarbeitende haben sich gegenseitig dazu motiviert weiterhin daran teilzunehmen.

Die IT-Abteilung hat die Veränderungen in Speicherständen in der Cloud gemessen und die Ergebnisse wurden einige Wochen nach Abschluss der Aktion wieder beim unternehmensweiten Meeting präsentiert. Im Nachgang wurden alle Informationen im Rahmen der Aktion zusammengefasst und im Intranet bereitgestellt.

PIXIDA: Die Mitarbeitenden hatten während der Aktion viel mit ihren täglichen Verantwortlichkeiten zu tun und konnten daher nicht viel Zeit in den Datenputz stecken. Die Erwartungen an sie müssen daher realistisch und klar formuliert sein.

Es ist wichtig, die Mitarbeitenden immer wieder an die Aktion zu erinnern und zu wiederholen, wie sie sich beteiligen können.

Manchmal müssen Dinge, die vielleicht auf den ersten Blick selbstverständlich erscheinen, explizit erklärt werden wie z. B. dass Dateien und E-Mails dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht werden müssen. Da denkt nicht jeder dran.

Es ist enorm wichtig, dass die Mitarbeitenden verstehen, welche Daten sie löschen dürfen. So müssen beispielsweise die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Daten stets eingehalten werden. Daten können aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden, wenn sie versehentlich gelöscht wurden. Diese Datensicherung ist sehr wichtig, kann aber zu einer Verzögerung der endgültigen Ergebnisse führen, wenn die Daten erst z.B. nach 90 Tagen endgültig gelöscht werden.

Am besten gibt es ein Follow-up nach der Aktion, damit die Hauptbotschaften nicht schnell wieder vergessen werden. Ein digitaler Datenputz sollte bestenfalls neben Aktionswochen regelmäßig selbstständig durchgeführt werden, da sich Daten sehr schnell wieder anhäufen.

PIXIDA: Einfache Aktionen, an denen sich alle leicht beteiligen können, sind wichtig für die langfristige Bindung der Belegschaft an das Unternehmen. Sie schaffen ein Bewusstsein für Probleme und regeln zum gemeinsamen Handeln an, auch wenn die ersparten Emissionen überschaubar sind. Neben Emissionen gibt es auch andere Vorteile wie die Steigerung des Wohlbefindens und der Produktivität durch einen aufgeräumten digitalen Arbeitsplatz.

Nicht alles wird messbar sein, wie z.B. wie viele Daten von mobilen Geräten wie Diensthandys entfernt wurden. Eine transparente Kommunikation der Ziele (in diesem Fall die Steigerung des Bewusstseins für digitalen Datenmüll und den Aufbau von guten Gewohnheiten im täglichen Umgang mit Daten) schafft realistische Erwartungen an den Ergebnissen. Auch wenn es schwer ist zu messen, wie viel letztendlich gelöscht wurde und wie viele Emissionen durch die Löschung der Daten eingespart werden konnten, sollte man sich davon nicht einschüchtern lassen: die Sensibilisierung der Mitarbeitenden war bei uns am Ende das Wichtigste und somit war die Aktion als voller Erfolg zu verzeichnen.

Organisieren Sie selbst einen digitalen Datenputz in Ihrem Unternehmen! Aktionstage wie der Internationale Digital Clean Up Day im März, helfen dabei, diese Aktionswochen frühzeitig zu planen und an hilfreiche Ressourcen zur Umsetzung zu kommen.

Noch bis zum 27.09.2 findet der Digitale Datenputz 2024, organisiert von der CDR-Initiative statt. Eine Vielzahl an Unternehmen aus ganz Deutschland haben sich gemeinsam vorgenommen den durch digitales Arbeiten entstehenden Datenmüll zu reduzieren und langfristig für Ordnung in unseren E-Mailpostfächern und Ordnerstrukturen zu schaffen. Lassen Sie sich inspirieren und vielleicht ist Ihr Unternehmen beim nächsten Mal auch mit dabei.

Sie wollen direkt loslegen? Nutzen Sie die hilfreiche Checkliste der KliMaWirtschaft zum Thema Datenmüll reduzieren.

Elizabeth Karger – Pixida GmbH