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Digitalisierung von Arbeitsprozessen – am Beispiel “Papierloses Büro”

Die Optimierung der betrieblichen Beleuchtung bzw. des Lichtkonzeptes kann den Stromverbrauch reduzieren und neben den positiv, ökologischen auch finanzielle Auswirkungen haben….

Beschreibung

Digitalisierung von Arbeitsprozessen – am Beispiel “Papierloses Büro”

Einfluss auf Emissionskategorien
3.1 Eingekaufte Güter und Dienstleistungen
3.5 Abfall

Informationen zur Maßnahme

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen, z. B. erreichbar über die Einführung eines papierlosen Büros, beschreibt die weitestgehende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und damit einhergehend Einsparung von papiergebundenen Dokumenten durch digital gestützte Verfahren.

Reduktionspotenzial

CO2e von 500 Blatt DIN A4

  • Frischfaserpapier: 2,42 kg1
  • Recyclingpapier: 2,05 kg (-15 % im Vergleich zu Frischfaserpapier)
  • Beschäftigte in Deutschland drucken im Schnitt 19 Seiten pro Tag, das entspricht bei 30 Mitarbeitenden und 250 Arbeitstagen 691 kg CO2e im Jahr
  • Geringerer Wartungsaufwand und längere Lebensdauer
  • Analoge Reduktionspotenziale für Beleuchtungssteuerung durch Bewegungs-/Präsenzmelder

Praktische Schritte zur Umsetzung

  1. Erfassung/Dokumentation des Papierverbrauchs
  2. Festlegung von Verantwortlichen, Ansprechpartnern
  3. Definition von Kriterien, welche Prozesse digitalisiert werden können (z. B. Signaturen)
  4. Prüfung möglicher rechtlicher Hürden
  5. Konzeption von Schulungen, Leitfäden zur schrittweisen Vermeidung von Papier
  6. Einführung digitaler Prozesse/ Reduktion von Papier
  7. Umstieg auf Recyclingpapier, sofern Prozesse nicht digitalisiert werden können (rechtliche Vorgaben, technische Limitationen, etc.)
  8. Alternativ: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Aufwand & Kosten

  • Kommunikation der Umstellung auf digitale Dokumente an Mitarbeitende und Kund*innen
  • Aufwand für die Konzeption von Schulungen, Leitfäden, etc.
  • Kosten/Nutzen-Verhältnis eines DMS, der Softwarelizenzen, elektronischer Signaturen etc. ist individuell abzuwägen

Hürden bei der Umsetzung

  • Gewohnheit bei der Papiernutzung
  • Rechtliche Hürden in der Datenspeicherung
  • Technische Limitationen
  • Lieferantenabhängigkeit (Rechnungen, Lieferschiene, etc.)
Tipp
Klare Kommunikation der Vorteile (Verschlankung und Digitalisierung der Prozesse kann die Arbeitszufriedenheit und wirtschaftliche Performance des Unternehmens erhöhen)
Umfängliche Mitnahme aller Beteiligten
Regelmäßiges Informieren über Innovationen, die den Papierverbrauch vermeiden

Unser Best Practice

Verkleinerung der Büroflächen

Unternehmensbranche: Dienstleistungsunternehmen, Handel, Produzierendes Unternehmen

Thema: Beschaffung

Schlagwörter: Papierloses Büro, Digitalisierung

Name und Tätigkeit

Als Full-Service Digitalagentur für E-Commerce und Business Transformation entwickelt communicode erfolgreiche Kommunikations- und Omnichannel Lösungen für internationale Kunden. Wir treten an, um Menschen und Märkte sinnvoll zu verbinden und Unternehmen digital erfolgreicher zu machen. Unsere interdisziplinären Spezialisten denken, gestalten, realisieren und betreiben Lösungen für die großen Themen im Digital Business: Customer Experience, E-Commerce & Omnichannel, Product Information Management sowie Marketing Automation.

Führende Anbieter wie SAP, salesforce, CELUM, shopware und AWS sind Technologie-Partner von communicode. Zu den Kunden zählen Unternehmen wie Vorwerk, Medion, Triumph oder Turck.

  • 102 MA
  • 8,2 Mio €
  • IT, E-Commerce, Digital Marketing

Umgesetzte Maßnahmen

Energie ist bei communicode der größte CO2-Verursacher. Während der Strombedarf seit Jahren durch „grünen“ Strom gedeckt wird, haben wir bei der Wärmeerzeugung wenig Einflussmöglichkeiten. Nach der Umstellung auf mobiles Arbeiten (bedingt durch Corona) wurde folgende Maßnahme konsequent geplant und umgesetzt:

  • Umzug in neue Geschäftsräume – Eröffnung einer hybriden, multifunktionalen Arbeitswelt.
  • Neuausbau einer Mietfläche mit moderner Kommunikationstechnik, Klimatisierung und smarte Beleuchtung. Die angemietete Fläche wurde von 2000 qm auf ein Viertel, nämlich 550 qm reduziert. Da der Einzug erst im April 2023 stattfand, gibt es noch keine Vergleichswerte, die Energiekosten dürften sich aber entsprechend der Flächenreduktion darstellen.
  • Scope 1, teilwiese Scope 2

Tipps und überwundene Herausforderungen

Die Herausforderung bestand darin, ein geeignetes Mietobjekt zu finden.

Reduktionswirkung

Die Energiekosten lassen sich derzeit nicht gut abschätzen, da der Erdgaspreis stark schwankt. Wir rechnen damit, dass sich das analog zu der eingesparten Fläche verhalten wird.

Die CO2-Ersparnis wird auf ca. 8000 kg CO2e geschätzt (12.224 kg CO2e -> ca. 4.5000 kg CO2e/60.338 kWh -> ca. 13.000 kWh).